Prenons un rendez-vous fixé à dix-huit heures en novembre, dans un studio sans ampoule au plafond. Un formulaire circule, le camion attend en bas, et le nouveau locataire coche « bon état » à la lumière de son téléphone. Cette situation explique pourquoi la règle demande de bonnes conditions d'éclairage, et pourquoi un rattrapage reste possible après la signature.
Le document compte longtemps après le déménagement : à la sortie, le propriétaire ou l'agence s'appuie sur les deux états des lieux, entrée et sortie, pour déduire des frais du dépôt de garantie. Suivre le calendrier dans l'ordre évite de découvrir ses droits une fois le délai passé. Ce calendrier court de la signature du bail jusqu'à trois ans après l'apparition d'un litige.
Avant le rendez-vous : ce qui se décide au bail
Trois points se règlent avant d'entrer dans le logement.
Qui le réalise. Trois configurations existent : le locataire et le propriétaire ; le locataire et un professionnel représentant le propriétaire, agent immobilier ou notaire ; ou, si une partie refuse de venir, de le faire ou de le signer, un commissaire de justice, qui dresse alors un constat locatif. La première est gratuite. Les deux autres entraînent des frais, à lire avant le jour des clés. Le cadre général des honoraires figure dans la page sur les frais d'agence en location.
Quelle grille de vétusté. À la signature du bail, les parties peuvent convenir d'appliquer une grille de vétusté. Cette possibilité reste un choix commun. Mieux vaut y penser à ce moment-là, car la question de l'usure revient à la fin de la location.
Quel support. L'état des lieux prend la forme d'un écrit, papier ou électronique. Il peut s'agir d'un document unique, avec une colonne « entrée » et une colonne « sortie » pour chaque pièce, ou de deux documents distincts de présentation similaire. Quand personne n'apporte de formulaire, un modèle d'état des lieux reprenant les mentions du décret de 2016 sert de base.
État des lieux entrée : le jour où les clés changent de main
Le texte de référence est l'article 3-2 de la loi de 1989 sur les rapports locatifs, précisé par un décret du 30 mars 2016. L'état des lieux se fait ensemble, de façon contradictoire, au moment où le locataire reçoit ses clés. Contradictoire signifie que chacun voit, discute et signe : un document rempli seul par une partie, puis envoyé à l'autre, ne répond pas à cette définition.
Chaque partie peut se faire représenter : la fiche officielle fait mention des éventuels mandataires, qui signent alors à la place de la personne absente.
Les mentions à contrôler avant de signer
Le document doit indiquer :
- le type d'état des lieux et sa date d'établissement ;
- la localisation du logement ;
- le nom des parties, ainsi que l'adresse ou le siège de celui qui représente le propriétaire ;
- les index des compteurs individuels, pour l'eau comme pour l'énergie, sauf charges forfaitaires ;
- les clés ou autres moyens d'accès ;
- pour chaque pièce, l'état des sols, murs, plafonds, équipements et meubles ;
- les signatures.
Les relevés méritent une attention à part. Lorsque le chauffage ou l'eau chaude fonctionne en comptage individuel, des relevés d'index par énergie doivent figurer dans l'état des lieux d'entrée comme dans celui de sortie ; cet extrait sert au diagnostic de performance énergétique. Un index oublié complique ensuite la lecture des premières factures.
Une visite méthodique, pièce par pièce
La loi fixe le contenu, pas la méthode. Une visite utile suit un ordre simple : plafond, murs, sol, puis ce qui se manipule. Ouvrir chaque robinet, actionner chaque volet, tirer la chasse d'eau, essayer les fenêtres et les prises prend quelques minutes de plus et révèle ce que le regard ne voit pas. Un « état d'usage » ne décrit rien : « trou de 2 cm à droite de la porte » ou « joint noirci sous la baignoire » restent lisibles des années plus tard.
L'état de chaque pièce peut être complété de réserves et d'images. Une photo jointe au document, vue des deux parties, laisse moins de place au débat qu'une photo restée dans un téléphone. En cas de désaccord sur un défaut, écrire la réserve dans le document évite un refus de signer, dont les conséquences figurent plus bas.
À la signature : remise du document et frais
L'état des lieux est remis au locataire et au propriétaire, ou à l'agence, dès la signature, de la main à la main ou sous forme dématérialisée. Partir sans sa copie revient à perdre le point de départ de ses recours.
Le coût dépend de la configuration choisie.
| Configuration | Ce que paie le locataire |
|---|---|
| Locataire et propriétaire | Rien |
| Avec un professionnel | La moitié au plus, plafond de 3,03 € TTC par m² habitable |
| Commissaire de justice | La moitié des frais réglementés |
Avec un professionnel, deux limites jouent ensemble et la plus basse s'applique. Service Public donne l'exemple de 25 m² facturés 170 € : la moitié ferait 85 €, mais le plafond s'arrête à 75,75 €, et le propriétaire règle les 94,25 € restants. Pour 40 m² facturés 200 €, le plafond atteindrait 121,20 € ; la moitié, soit 100 €, est alors la limite effective. Un simulateur officiel, accessible depuis la fiche Service Public, refait ce calcul.
Du lendemain au dixième jour : la demande de modification
Une fois signé, le document n'est pas figé. Le locataire peut demander une modification dans les 10 jours calendaires qui suivent l'état des lieux, pour tout élément du logement : la fuite découverte sous l'évier, le volet qui se bloque au troisième essai, la plaque électrique qui ne chauffe qu'à moitié.
Calendaire veut dire que chaque jour compte, week-ends et fêtes compris. Un état des lieux signé le jeudi 5 novembre 2026 mène ainsi au dimanche 15 novembre. Les fiches officielles consultées ne précisent ni la forme de la demande, ni si la date retenue est celle de l'envoi ou de la réception. Écrire dans les premiers jours, par un envoi recommandé, garde la preuve de la date et écarte la question.
Un courrier possible
Ce modèle suit les règles citées et s'adapte à chaque logement :
Le premier mois de chauffe : un second délai
Le chauffage suit son propre calendrier, puisqu'un radiateur se juge mal en juin. Pour ces éléments, la demande de modification reste possible jusqu'à la fin du premier mois de chauffe. Un bail signé au printemps laisse donc ce droit ouvert plusieurs mois après l'emménagement. La fiche officielle ne fixe pas de date de début : mieux vaut noter le jour de la première mise en route et allumer tous les émetteurs ce jour-là, pour repérer un radiateur froid ou un thermostat muet avant la fin du mois.
Si le bailleur refuse de compléter
Face à un refus du propriétaire, la commission départementale de conciliation peut être saisie par le locataire ; ses compétences sont définies à l'article 20 de la loi de 1989.
Tant que l'enjeu ne dépasse pas 5 000 €, en bail vide ou meublé, il faut d'abord tenter une solution amiable : la commission, un conciliateur de justice ou un médiateur civil, ce dernier étant payant. Au-delà, cette tentative devient facultative. Le juge des contentieux de la protection arrive en dernier, dans les 3 ans après l'apparition du litige. En bail mobilité, la démarche amiable obligatoire passe par le conciliateur de justice ou le médiateur civil. L'ensemble des garanties du locataire replace ce recours parmi les autres droits du bail.
L'ADIL du département renseigne sur ces voies, y compris pour les situations que la fiche officielle ne traite pas, comme la colocation et le logement social.
Si le rendez-vous n'a pas lieu ou n'aboutit pas
L'absence de document ne produit pas le même effet selon le responsable.
| Situation | Conséquence |
|---|---|
| Refus du propriétaire | Après mise en demeure sans effet, il devra prouver le bon état initial |
| Refus du locataire | Logement présumé reçu en bon état locatif, preuve contraire admise |
| Négligence des deux | Mêmes règles que le refus du locataire |
La présomption vient de l'article 1731 du Code civil. Elle ne vise que les réparations locatives : pour les autres travaux, relevant du bailleur ou de la vétusté, c'est au propriétaire de démontrer que le locataire en est responsable. La preuve contraire reste possible, par exemple avec des photos prises par un commissaire de justice, prestation payante.
Quand une partie refuse de venir, de faire l'état des lieux ou de le signer, le commissaire de justice prévient les deux parties par recommandé, au moins 7 jours avant. Les frais sont partagés par moitié. Pour la métropole, les tarifs réglementés indiqués par la fiche vérifiée le 10 mars 2026 s'établissent ainsi, TVA incluse, en ajoutant 18,06 € pour les convocations et 11,28 € pour le trajet :
| Surface | Constat | Total | Part de chacun |
|---|---|---|---|
| Jusqu'à 50 m² | 132,82 € | 162,16 € | 81,08 € |
| De 50 à 150 m² | 154,74 € | 184,08 € | 92,04 € |
| Plus de 150 m² | 232,12 € | 261,46 € | 130,73 € |
Les totaux et les parts sont calculés à partir de ces montants. Les tarifs diffèrent outre-mer. Le secrétariat du tribunal compétent peut vérifier gratuitement les frais facturés.
À la sortie : le document retrouve son utilité
Plusieurs années peuvent séparer les deux visites. Conserver l'état des lieux d'entrée, ses photos et tout courrier de modification évite une discussion sans base. Le jour du départ, chaque écart entre les deux documents ouvre la question de la responsabilité, et l'usure normale ne se confond pas avec une dégradation : cette étape a sa propre page.
Questions fréquentes
Qui paie l'état des lieux d'entrée ?
Personne quand locataire et propriétaire le réalisent à deux. Un professionnel facture au locataire la moitié au plus, sans dépasser 3,03 € TTC par m² habitable. Le commissaire de justice fait payer chaque partie à parts égales.
Peut-on contester un état des lieux d'entrée après l'avoir signé ?
Oui : la demande de modification se fait dans les 10 jours calendaires, ou pendant le premier mois de chauffe pour le chauffage. En cas de refus, les voies de conciliation puis le juge restent ouverts dans les limites indiquées plus haut.
Le locataire peut-il refuser de signer ?
Dans ce cas, le commissaire de justice devient la voie prévue, avec des frais partagés. Inscrire ses réserves dans le document reste une option moins coûteuse.
Que se passe-t-il sans état des lieux d'entrée ?
Tout dépend du responsable. Le propriétaire qui a refusé malgré une mise en demeure doit prouver le bon état initial. Le refus du locataire, ou l'oubli des deux, fait présumer un logement reçu en bon état locatif, preuve contraire admise.
L'état des lieux peut-il se faire sur tablette ?
Oui. Le document peut être papier ou électronique, et sa remise peut se faire par voie dématérialisée.
Un état des lieux d'entrée est-il requis en meublé ?
La fiche officielle traite ensemble les baux vides et meublés, et ajoute les meubles aux éléments à décrire dans chaque pièce. En bail mobilité, seule la liste des démarches amiables change.
Sources et références
- Service Public, État des lieux d'entrée dans un bail d'habitation (vérifié le 10 mars 2026) — www.service-public.gouv.fr
- Service Public, Dépôt de garantie dans un bail d'habitation (vérifié le 9 juin 2026) — www.service-public.gouv.fr
